Cách sử dụng Mail Merge để soạn thảo hợp đồng hàng loạt

Để tạo hợp đồng hàng loạt một cách nhanh chóng và chính xác trong Microsoft Word, bạn nên sử dụng tính năng Mail Merge (Trộn thư) kết hợp với dữ liệu từ Excel. Chỉ cần chuẩn bị một mẫu hợp đồng chuẩn và một danh sách thông tin trên Excel, Word sẽ tự động điền dữ liệu và tạo hàng chục, thậm chí hàng trăm hợp đồng chỉ trong vài phút.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trên Excel
Tạo một file Excel chứa toàn bộ thông tin cần đưa vào hợp đồng, chẳng hạn như:
• Họ và tên
• Ngày sinh
• Số CCCD/CMND
• Địa chỉ
• Chức vụ
• Mức lương
• Ngày bắt đầu làm việc
• Các thông tin khác theo nhu cầu
Lưu ý:
• Dòng đầu tiên phải là tiêu đề cột (ví dụ: HoTen, NgaySinh, CCCD, Luong…).
• Không nên đặt dấu cách hoặc ký tự đặc biệt trong tên cột.
• Không để dòng trống trong bảng dữ liệu.
• Không gộp ô (Merge Cells), vì có thể khiến Word không đọc được dữ liệu chính xác.
Bước 2: Soạn mẫu hợp đồng trong Word
Soạn sẵn nội dung hợp đồng với đầy đủ các điều khoản theo mẫu chuẩn của doanh nghiệp.
Tại những vị trí cần thay đổi theo từng người (ví dụ: Họ và tên, Địa chỉ, Chức vụ, Mức lương…), có thể để trống hoặc tô màu/gạch chân để dễ nhận biết khi chèn dữ liệu.
Bước 3: Kết nối Word với dữ liệu Excel
1. Mở file Word chứa mẫu hợp đồng.
2. Chọn tab Mailings trên thanh công cụ.
3. Nhấn Start Mail Merge → Letters.
4. Chọn Select Recipients → Use an Existing List…
5. Chọn file Excel đã chuẩn bị.
6. Chọn đúng Sheet chứa dữ liệu và nhấn OK.
Bước 4: Chèn các trường dữ liệu vào hợp đồng
Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần hiển thị thông tin.
Trên tab Mailings, chọn Insert Merge Field và chọn đúng trường dữ liệu tương ứng, ví dụ:
• «HoTen»
• «NgaySinh»
• «CCCD»
• «DiaChi»
• «ChucVu»
• «Luong»
Thực hiện tương tự cho tất cả các vị trí cần lấy dữ liệu từ Excel.
Bước 5: Kiểm tra và xuất hợp đồng
1. Chọn Preview Results để xem trước dữ liệu đã được điền vào hợp đồng.
2. Sử dụng các nút Next Record và Previous Record để kiểm tra thông tin của từng người.
3. Sau khi kiểm tra và xác nhận dữ liệu chính xác, chọn:
Finish & Merge → Edit Individual Documents… → All
Word sẽ tự động tạo một tài liệu mới, trong đó mỗi người sẽ có một hợp đồng riêng với đầy đủ thông tin được lấy từ file Excel.
Kết quả
Với Mail Merge, bạn chỉ cần nhập dữ liệu một lần trên Excel và Word sẽ tự động tạo hàng loạt hợp đồng theo đúng mẫu. Phương pháp này giúp:
• Tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu.
• Hạn chế sai sót khi nhập thông tin thủ công.
• Dễ dàng chỉnh sửa hoặc cập nhật khi có thay đổi.
• Phù hợp để tạo hợp đồng lao động, thư mời, quyết định, thông báo và nhiều loại biểu mẫu khác.